Eine Ansammlung unsortierter Blätter türmt sich auf dem Schreibtisch, auf dem Stuhl in der Ecke liegt noch die letzte Einkommenssteuer und wartet darauf, wieder in die entsprechenden Ordner sortiert zu werden. Und welche Kugelschreiber und Stifte in deinem Stifthalter eigentlich noch funktionieren oder restlos eingetrocknet sind, kannst du nicht beantworten. Höchste Zeit, das Arbeitszimmer einmal so richtig zu entrümpeln.

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Von klein nach groß – der Schreibtisch

Arbeite dich von klein nach groß vor. Beginne also mit deinem Schreibtisch, deinen Schubladen und nimm dir am Schluss deine Ordner und deinen PC vor. Am einfachsten ist das Ausmisten eingetrockneter Stifte. Schwieriger wird es hingegen bereits mit den diversen Papieren auf deinem Tisch. Nimm dir jedes Blatt einzeln vor und entscheide für jedes Dokument, ob es in den Papierkorb gehört oder in die Ablage.

Checkliste: Unterlagen entrümpeln

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Die Aufbewahrungsfristen der verschiedenen Unterlagen

Der Kassenbon vom letzten Wochenendeinkauf kann in den Müll. Gleiches gilt für den Einkaufszettel des letzten Wocheneinkaufs oder irgendwelche Werbeflyer auf dem Schreibtisch. Doch was ist etwa mit ärztlichen Gutachten und Rechnungen von Handwerkern? Ab wann können diese Dokumente in die Papiertonne wandern? Oder sind sie womöglich ein Leben lang wichtig?

2 Jahre aufbewahren solltest du:

  • Rechnungen/Kaufverträge über Elektroartikel oder Haushaltswaren
  • Garantieformulare
  • Rechnungen von Handwerkern, Ärzten, deinem Optiker
  • Rechnungen für Arbeiten oder Dienstleistungen an deinem Haus, deiner Wohnung, dem Grundstück.

Mindestens 3 Jahre

  • Mietverträge
  • Übergabeprotokolle

Mindestens 6 Jahre – für Selbstständige relevant

  • Handelsbriefe
  • Arbeitskarten (Nachweise)
  • Geschäftspapiere und sonstige Unterlagen mit kaufmännischer und steuerlicher Bedeutung
  • Geschäftsbriefe
  • Geschäftspapiere wie Ausfuhr- bzw. Einfuhrunterlagen
  • Aufträge
  • Versand-, Fracht- und Darlehensunterlagen
  • Mietverträge von Geschäftsräumen
  • Versicherungsunterlagen
  • Lohnkonten

Mindestens 10 Jahre - für Selbstständige relevant

  • Jahresabschlüsse
  • Inventarliste
  • Handelsbücher
  • Rechnungen
  • Urkunden
  • Aufzeichnungen
  • Eröffnungsbilanz
  • Arbeitsanweisungen
  • Buchungsbelege

30 Jahre aufheben:

  • Gerichtsurteile
  • Mahnbescheide
  • Prozessakten

Ein Leben lang

  • Geburtsurkunde
  • Heiratsurkunde
  • Taufschein
  • Sterbeurkunden von Familienangehörigen
  • Ausbildungsurkunden & Abschlusszeugnisse
  • Zeugnisse
  • Immatrikulationsbescheinigungen (später für die Rente relevant)
  • Sämtliche Nachweise über sozialabgabepflichtige Beschäftigungen während der Ausbildung/dem Studium (für Rente relevant).
  • Sozialversicherungsunterlagen inklusive der jährlichen Sozialversicherungsnachweise (für Rente relevant)
  • Gehaltsnachweise (für Rente relevant)
  • Arbeitsverträge (für Rente relevant)
  • Kündigungen
  • Ärztliche Gutachten
  • Kopien von Reisepass, Personalausweis und Führerschein
  • Baupläne (nach Hausbau)

Bankunterlagen und Kontoauszüge

Verträge über Sparguthaben und Kredite müssen die gesamte Laufzeit aufbewahrt werden.

Belege für regelmäßige Zahlungen, etwa Mietzahlungen, können bis zu 4 Jahre nach der Zahlung immer noch als Nachweis bei irgendwelchen Streitfragen herangezogen werden. Daher sollten Kontoauszüge mindestens 4 Jahre lang als Beleg aufbewahrt werden. Bei einmaligen Zahlungen ist die Frist hingegen 2 Jahre.

Private Steuerunterlagen

Nicht aufbewahrt werden müssen hingegen Steuerbescheide über die Berechnung der Einkommenssteuer. Außer es handelt sich dabei um einen vorläufigen Bescheid. Dagegen gilt für private Versicherungsunterlagen: So lange aufbewahren, wie die Versicherung noch aktuell ist.

Ordnung schaffen

Sobald alle Papiere sortiert sind, werden sie möglichst gleich abgelegt. Für ein späteres Wiederauffinden ist eine gut durchdachtes Ablagesystem sinnvoll. Folgende Kategorien wären denkbar:

Geldangelegenheiten
  1. Privates Konto
  2. Geschäftskonto
  3. Haushaltskonto
  4. Kreditkartenverträge
  5. Sparen/Bausparverträge
  6. Vermögenswirksame Leistungen
Job
  1. Arbeitsvertrag und alle anderen relevante Unterlagen
  2. Gewerbeanmeldung
  3. Gehaltsabrechnungen
  4. Zeugnisse
  5. Rentenunterlagen
Haus und Hof
  1. Kaufverträge
  2. Mietverträge
  3. Stromverträge und Rechnungen
  4. Wasserverbrauch/Abrechnungen
  5. Gasverträge und Abrechnungen
  6. Telefon-/Handyverträge
  7. Kabelanschluss/Streamingdienstleister
  8. GEZ
Persönliches
  1. Geburtsurkunden
  2. Reisepass
  3. Haustiere Infos (etwa die Anmeldung bei Tasso)
  4. Zeitschriftenabos
  5. Mitgliedschaften in Vereinen
Versicherungen
  1. Private Haftpflichtversicherung
  2. Lebensversicherung
  3. Kfz-Versicherung
  4. Hausratversicherung
  5. Krankenversicherung & Krankenzusatzversicherung
Gesundheit
  1. Krankenunterlagen (alle Unterlagen über Erkrankungen, Untersuchen etc.)
  2. Impfausweise
  3. Evtl. Mutterpass
  4. Unterlagen zu Brillen, Zahnspangenbehandlungen etc.

Schubladen leeren und Regal aufräumen

Sobald die Schreibtischoberfläche wieder zu erkennen ist und alle Papiere verstaut sind, geht die Entrümpelung im Büro weiter. Nun sind die Schubladen an der Reihe. Die beste Methode dabei ist: einmal alles ausleeren. Alle ausgetrockneten Stifte, zerbrochenen Radiergummis oder Bleistiftstummel wandern in den Müll. Der Rest wird ordentlich wieder einsortiert. Dabei kommt in die oberste Schreibtischschublade möglichst all das hinein, was leicht zugänglich sein sollte: Büroklammern, Textmarker, Post-its, Tesafilm, Klebestift etc.

Gleiches gilt für die Regale. Einmal alles raus und neu einsortieren. Ordner, die bereits einige Jahre alt sind, kommen in die hinteren Reihen. Aktuelle Unterlagen, für den leichten Zugriff, nach vorne. Unwichtiger Tand und Nippes, der keinen emotionalen Wert hat, wird entsorgt.

Überlege dir dafür: „Was brauche ich wirklich in meinem Büro und womit kann ich das Erreichen?“ Nur so verhinderst du, dass das Büro und die Regale ein Sammelsurium unnützer Dinge werden. Denn: Je unordentlicher ein Büro, desto gehemmter ist deine Konzentration!

Tipp: Hier erfährst du, wie du deinen PC entrümpeln kannst.

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