Steht bei dir eine private Feier mit Catering an? Oder planst du ein Firmen-Event mit Catering und möchtest wissen, wie du am besten die Kosten für das Catering planst? Wir haben dir hier einmal die Vorgehensweise zusammengestellt. Denn egal ob für eine private oder berufliche Feier, die Planung eines Catering-Events erfordert viel Aufmerksamkeit und sorgfältige Planung, damit auch wirklich alles reibungslos läuft. Eines der wichtigsten Dinge bei der Event-Planung ist die Erstellung eines Budgets. Ein Budget wird dir helfen, die Ausgaben im Blick zu behalten und sicherzustellen, dass du nicht mehr als geplant ausgibst.
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Was gehört alles zum Event-Budget?
Für die Budgetplanung des Caterings gehst du in folgenden Schritten vor:
Schritt: Bestimme die Anzahl deiner Gäste
Einer der wichtigsten Faktoren bei der Budgetierung des Caterings, ist die Anzahl deiner Gäste. Je mehr Gäste du einlädst, desto mehr Geld musst du natürlich ausgeben. Stelle daher sicher, dass du genau weißt, wie viel Gäste kommen werden, damit du dein Budget entsprechend planen kannst.
Schritt: Entscheide dich für ein Menü
Ein weiterer wichtiger Faktor bei der Erstellung des Catering-Budgets ist das Menü. Je nach Menü hast du unterschiedliche Kosten für Lebensmittel und die Anzahl der Catering-Mitarbeiter. Entscheide dich zwischen einem Buffet und einem Sit-Down-Dinner und welche Arten von Speisen du anbieten möchtest. Berücksichtige auch Gäste, welche Allergien haben, nur glutenfreie, vegetarische oder vegane Speisen essen.
Schritt: Plane die Getränke mit ein
Die Kosten für die Getränke variieren sehr stark, je nach Art der Veranstaltung und der Gäste. Planst du eine informelle Veranstaltung, dann reicht auch eine begrenzte Auswahl an Getränken. Bei einer formellen Veranstaltung ist es unter Umständen notwendig, eine vollständige Bar den Gästen anzubieten. Berücksichtige im Budget auch die Kosten für das Servicepersonal, welche die Getränke servieren.
Schritt: Plane die Logistik für das Catering
Zum Catering gehört auch die Logistik, welche den Transport, die Aufstellung und die Reinigung des Veranstaltungsortes umfasst. Berücksichtige hier auch die Kosten für die Miete von Tischen, Stühlen, Gläsern, Geschirr und den Tischdecken. Auch das Anmieten von Heiz- und Kühlgeräten kostet Geld und muss in deinem Budget berücksichtigt werden.
Schritt: Kalkuliere die Kosten für das Servicepersonal
Je nach Art deiner Veranstaltung benötigst du mehr oder weniger Servicepersonal, welches deine Gäste bedient. Berücksichtige im Budget die Kosten für Barkeeper, Köche, Kellner und Servicepersonal.
Schritt: Vergiss nicht die Nebenkosten
Gerade die Nebenkosten addieren sich sehr schnell auf und sollten daher von dir unbedingt im Vorfeld berücksichtigt werden. Dazu gehören folgende Kosten: Musik, Dekoration, Fotografie, Unterhaltung, Genehmigungen und mehr.
Tipp: In unserem kostenlosen Kosten-Guide findest du Preise für alles rund um dein Event & Co.
Beispiel: Budget für eine private Veranstaltung mit 100 Personen
Es ist nicht möglich allgemein gültige Zahlen hier festzulegen, denn in die Preisgestaltung fließen viele Faktoren mit hinein: Worauf legst du Wert? Was für eine Veranstaltung planst du? Bist du eher ein Feinschmecker oder reichen auch einfache Speisen?
Für eine private Veranstaltung mit ca. 100 Personen solltest du dein Budget wie folgt kalkulieren:
30 % für Speisen
Plane für die Speisen und das Catering großzügig 30 % der Kosten pro Person ein. Denn du willst deine Gäste ja nicht nur sättigen, sondern auch kulinarisch verwöhnen. Hier gibt es natürlich unterschiedliche Möglichkeiten:
- ein klassisches Buffet
- ein Menü
- Flying-Fingerfood-Buffet
- Marktstände
- usw.
30 % für die Getränke
Du möchtest niemanden verdursten lassen, daher plane auch das Getränkebudget großzügig. Hier sind die Möglichkeiten ebenfalls vielfältig: frischgezapftes Bier, mobile Bar, Wein, Cocktails, Softgetränke, je nach Budget gibt es viele Möglichkeiten.
25 % für die Dekoration
Behandle die Dekoration nicht stiefmütterlich, denn die Optik einer Veranstaltung trägt viel zum Ambiente und damit zur Stimmung bei. Der erste Eindruck entscheidet häufig schon über die Atmosphäre und ob deine Gäste sich wohlfühlen.
15 % für die Musik
Livemusik ist immer besser als Musik von der Platte. Daher investiere in eine gute Band, einen tollen Künstler und in Livemusik. Musik gehört zu einer Veranstaltung dazu und lässt die Leute das Event genießen.
